Der Buchhaltung vorgelegte Rechnungen müssen folgende Pflichtangaben enthalten.

  • Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers
  • Name und Anschrift des Abnehmers der Lieferung oder Leistung (Leistungsempfänger)
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistung
  • Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung oder Leistungszeitraum
  • Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung
  • Steuerbetrag, der auf das Entgelt entfällt
  • anzuwendender Steuersatz bzw. Hinweis auf die Steuerbefreiung
  • erteilte Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.): Bei Ausführung einer sonstigen Leistung im Inland an einen Unternehmer für sein Un­ter­nehmen, bei der sich der Leistungsort im übrigen Gemeinschaftsgebiet befindet und der Leistungsempfänger die Steuer schuldet (§ 3a Abs. 2, § 13b UStG), ist neben der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers auch die des Leis­tungs­empfängers anzugeben (§ 14a Abs. 1 und 3 UStG).
  • bei steuerpflichtigen Umsätzen, für die der Leistungsempfänger Steuerschuldner ist, ist außerdem auf den Übergang der Steuerschuldnerschaft nach Art. 196 MwStSystRL hinzuweisen. Dies betrifft Umsätze i.S. § 13b Abs. 2 UStG, also u.a. Werklieferungen eines im Ausland ansässigen Unternehmers als auch Umsätze bzw. sonstige Leistungen an einen Unternehmer in einem anderen EU-Mitgliedstaat (Reverse-Charge-Verfahren).
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen (diese darf nur einmalig ver­geben werden)
  • bei Zahlung vor Erbringung der Leistung der Zeitpunkt der Vorauszahlung
  • jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Ent­gelt berücksichtigt ist (z. B. Bonus-Vereinbarungen)
  • bei Lieferungen/Leistungen an Grundstücken (Handwerkerleistungen) für private Leistungsempfänger oder Unternehmer, die die Leistung für private Zwecke verwenden, Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht: „Sie sind gesetzlich verpflichtet, diese Rechnung zwei Jahre aufzubewahren“
  • Abrechnung im Gutschriftsverfahren: Rechnet der Leistungsempfänger mittels einer Gutschrift ab, muss dieser Sachverhalt in der Rechnung gesondert angegeben werden, etwa durch das Wort „Gutschrift“ (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 10 UStG)
  • bei Übergang der Steuerschuldnerschaft auf den Leistungsempfänger (§ 13b UStG): Die Rechnung muss zwingend die Angabe: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ enthalten (§ 14a Abs. 5 UStG)
  • bei Reiseleistungen: Abrechnungen über Reiseleistungen müssen die Angabe “Sonderregelung für Reisebüros“ enthalten (§ 14a Abs. 6 Satz 1 UStG).
  • bei Anwendung der Differenzbesteuerung: Für Rechnungen aus Umsätzen mit Gebrauchsgegenständen, für die die Differenzbesteuerung in Anspruch genommen wird, gelten Pflichtangaben, vgl. 14a Abs. 6 Satz 1 UStG.
    • „Gebrauchsgegenstände/Sonderregelung“,
    • „Kunstgegenstände/Sonderregelung“ oder
    • „Sammlungsstücke und Antiquitäten/Sonderregelung“