Grundsätzlich müssen Buchhaltungsunterlagen und Aufzeichnungen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Für empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe sowie für Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe sowie für alle sonstigen Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren.

Die Frist beginnt zu laufen am Ende des Jahres

  • in dem die letzten Eintragungen in das Handelsbuch gemacht worden sind
  • für das die letzten Buchungen vorgenommen wurden
  • in dem das Inventar aufgestellt worden ist
  • in dem die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt wurde
  • in dem der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden ist
  • in dem der Buchungsbeleg entstanden ist.

Bei einem Wirtschaftsjahr läuft die Frist am Ende des Jahres aus, in dem das Wirtschaftsjahr endet. Wichtig: die Aufbewahrungspflicht endet nicht auch mit dem Ende der Buchführungspflicht.