Ein Fahrtenbuch muss geführt werden, um Fahrtkosten als Betriebsausgaben oder Werbungskosten absetzen zu können, wenn die Dienstreisen mit einem privaten Kraftfahrzeug unternommen werden. Verfügt der Arbeitnehmer über einen Dienstwagen, so wird das Fahrtenbuch benötigt, um den zu versteuernden privaten Nutzungsanteil zu ermitteln.

In einem Fahrtenbuch werden alle beruflichen und privaten Fahrten erfasst. So kann der Anteil der beruflichen Fahrten ermittelt werden.

Inhalt des Fahrtenbuchs

Aufgezeichnet werden müssen sowohl Dienstreisen als auch private Fahrten. Es sollte beinhalten:

  • Datum der Fahrt
  • Ausgangs- und Zielpunkt
  • Zeitdauer
  • Zweck der Fahrt, insbesondere aufgesuchte Geschäftspartner (nicht nötig bei privaten Fahrten)
  • Kilometerstand am Beginn und am Ende der Fahrt
  • Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ein Vermerk, dass es sich um solche Fahrten handelt

Folgende Hinweise sind zu beachten:

  • Gestalten Sie das Fahrtenbuch übersichtlich.
  • Tragen Sie die Fahrten fortlaufend in das Fahrtenbuch ein.
  • Die Aufzeichnungen sollten vollständig und genau sein. Bloße Straßennamen reichen nicht, ebenso wenig bloße Ortsangaben oder Angaben zum Zweck der Fahrt (F-Tanken F). Solche Angaben reichen nicht aus, auch wenn sie mit nachträglich erstellten Auflistungen präzisiert werden (BFH Urt.v. 1.3.2012 VI R 33/10).
  • Die Aufzeichnungen müssen leserlich sein. Dabei genügt es nicht, wenn der Steuerpflichtige vorgibt, seine Aufzeichnungen selbst lesen zu können. Denn ein Fahrtenbuch sei nicht bloß eine Gedächtnisstütze für den Steuerpflichtigen selbst (BFH, Beschluss vom 14.3.2012 VIII B 120/11).
  • Keine losen Zettel. Ein Fahrtenbuch kann nicht als Sammlung loser Zettel geführt werden (BFH Beschluss vom 12.7.11 VI B 12/11).
  • Im Nachhinein vorgenommene Änderungen müssen erkennbar und nachvollziehbar sein.

Je genauer die Aufzeichnungen geführt werden, desto glaubwürdiger sind sie für die Finanzverwaltung bzw. halten einer Überprüfung mittels Routenplaner stand. Das Finanzgericht Düsseldorf hat Abweichungen der Streckenlängen von den Ergebnissen eines Routenplaners mit einer Quote von 1,5 % nicht beanstandet. Abweichungen in dieser Größenordnung würden nicht zur Verwerfung der Ordnungsmäßigkeit eines Fahrtenbuchs und zur Anwendung der 1-%-Regelung führen. Außerdem billigten die Richter dem Steuerpflichtigen aufgrund der Schwierigkeiten des großstädtischen Verkehrs einen Zuschlag von 20 % auf die von dem Routenplaner empfohlene längste Strecke zu (Az. 12 K 4479/07).

Mögliche Alternativen zum althergebrachten Fahrtenbuch sind ein Nachweis der gefahrenen Kilometer über ein Computerprogramm. In diesem Fall muss aber ein spezielles Programm verwendet werden, da es keine nachträglichen Änderungen zulassen darf. Das Computerprogramm Excel ist zum Beispiel kein zulässiges Programm.